Il processo di valutazione delle prestazioni dei collaboratori può essere implementato in modo diversi. Quelli più ricorrenti sono:
– MBO (Management By Objective)
– Performance Appraisal
– Performance Management
L’obiettivo comune a questi processi è quello di valutare le prestazioni dei collaboratori, ciò che li differenzia è l’obiettivo e l’approccio metodologico.
Per semplificare, l’MBO è la Performance Appraisal sono metodi di valutazione che si basano sui risultati raggiunti a fronte di obiettivi prefissati più che sulle competenze espresse (verifica di “cosa è stato fatto” rivolto al passato e presente).
Il Performance Management è un metodo che attraverso la valutazione delle prestazioni, comunicata attraverso frequenti feedback, punta a rilevare il livello di capacità espresse fino a quel momento al fine di sviluppare le competenze necessarie ad eseguire le mansioni previste dal ruolo e da un eventuale percorso di carriera (verifica “cosa e come è stato fatto” rivolto al futuro).
La pratica della valutazione annuale, impiegata nel MBO e nella Performance Appraisal, sta sempre di più evidenziando limiti e criticità a favore di strumenti basati sul continuous feedback, proprio del performance management. I fattori che tipicamente portano al parziale successo – o al sostanziale fallimento – del processo di valutazione delle prestazioni basati sul giudizio (mi riferisco soprattutto al Performance Appraisal) si possono così riassumere:
– Il processo viene vissuto come una sorte di liturgia formale.
– è spesso intempestivo e inaccurato in quanto avviene una volta all’anno con dati ed evidenze riferiti nel passato e di cui si ha poca o nessuna memoria.
– tende ad essere mono-direzionale, nel senso che si parla molto di cosa ha fatto e ottenuto il valutato e poco di come potrebbe sviluppare le proprie capacità.
Per quanto riguarda l’MBO ci sono degli oggettivi elementi positivi, soprattutto riferito alla sua chiarezza del definire oggettivi criteri di successo basandosi su specifici KPI e – se correttamente impostato – sulla coerenza/interconnessione di tali KPI ai tutti i livelli organizzativi. Ciò che però troviamo, anche qui, è la tendenza a vedere il processo di valutazione dal punto di vista dell’azienda.
Una delle ragioni del declino del Performace Appraisal e dell’MBO è stata la progressiva ascesa del Performance management, sia per la sua efficacia nel raggiungimento degli obiettivi (efficienza) sia nella crescita globale della capitale umano (efficacia). In questo caso, il processo di valutazione viene progettato e implementato tenendo conto del punto di vista di entrambi dei punti di vista, dell’azienda, del valutatore e del valutato.
IL PERFORMANCE MANAGEMENT
Il performance management ha un duplice come compito: da un lato quello di assicurare che le persone raggiungano gli obiettivi aziendali prefissati, dall’altro quello di far crescere professionalmente queste persone in modo che l’azienda abbia risorse sempre più preparate ad affrontare un futuro adattandosi ai continui cambiamenti.
Il raggiungimento di tali obiettivi dipende non solo dalla persona, ma anche da altri fattori di tipo organizzativo, dai metodi impiegati (vedi in tal senso la mia ultima presentazione sul metodo OKR), come l’ambiente in cui opera, le sfide che affronta e le relazioni che instaura. Ebbene, il performance management offre una grande opportunità nel sancire un patto di fiducia tra organizzazione e persone, dove è l’organizzazione che dovrebbe farsi carico della:
– costruzione di un contesto adeguato, dove si agisce in modo trasparente, collaborativo e responsabile da entrambe le parti
– sviluppo delle persona, in termini di consapevolezza, motivazione e capacità
– definizione delle azioni formative, più adatte per colmare eventuali gap di conoscenze o per proseguire nel percorso di crescita prefigurato
Il feedback come momento chiave del processo
Per feedback intendo la notifica di una serie di informazioni inserita all’interno di un processo di comunicazione da parte di una persona ad un’altra tesa alla valutazione oggettiva di un comportamento al fine di rinforzare o modificare il comportamento stesso. Oltre alla valutazione, il feedback permette di informare su questioni sempre inerenti lo svolgimento del lavoro o per comunicare/aggiornare i criteri di successo attesi.
Il modo con cui questo feedback viene dato può fare la differenza, in positivo o in negativo.
Se il feedback viene dato nel modo errato la persona che lo riceve lo percepisce come critica e lo porta ad assumere un sostanziale atteggiamento difensivo. Il processo di valutazione diventa così un sostanziale giudizio, e questo nella maggior parte dei casi porta ad una predisposizione negativa di tutto ciò che verrà detto nel proseguo del processo, rendendo sostanzialmente inutile, se non dannoso, il processo stesso.
Dare il feedback nel modo corretto permette al contrario di centrare gli obiettivi del processo di valutazione, andando ad incidere sui comportamenti dei collaboratori, potenziando la motivazione e, inevitabilmente, migliorando le prestazioni. Per essere efficace il feedback deve rispettare alcuni requisiti, ovvero deve essere sincero, basato su elementi oggettivi, tempestivo, orientato allo sviluppo e basato sul dialogo. Quest’ultimo fondamentale elemento, porta alla fine alla consapevolezza comune che la valutazione non è fatta per dare un giudizio ma per poter migliorare tutti: l’individuo, il team, la funzione, l’azienda.
Il contributo dato dalla formazione
Anche la formazione può assumere un ruolo chiave
nel processo di sviluppo delle competenze
attivato dal processo di valutazione
Anche la formazione può assumere un ruolo chiave nel processo di sviluppo delle competenze attivato dal processo di valutazione.
Per formazione non intendo dei corsi in aula fatti una volta all’anno su argomenti stabiliti dal manager di turno, ma una formazione moderna, integrata totalmente all’interno del processo di valutazione ed erogata per garantire un flusso formativo utile, mirato e su base continuativa. Diversi sono gli ambiti in cui operare attraverso la formazione:
a) Dare una visione chiara al processo e degli strumenti operativi, supportando i valutatori e i valutati
b) Formare le controparti, sia nel processo di valutazione sia nello sviluppo più generale delle soft skills
c) Accrescere e consolidare le competenze all’interno di un percorso di crescita personalizzato
Dare una visione chiara al processo e agli strumenti operativi
Attraverso le diverse modalità e risorse didattiche (presentazioni interattive, infografiche, eBook, percorsi multimediali, …) è, per esempio, possibile rappresentare il flusso del processo di valutazione con le relative attività oppure spiegare il sistema delle competenze e gli indicatori comportamentali.
Con corsi e-learning realizzati con le animazioni è possibile veicolare innumerevoli contenuti. Si possono, per esempio, comunicare i principi e gli obiettivi del processo di valutazione enfatizzando, in modo leggero e coinvolgente attraverso video e cartoon, i fattori critici quali la finalità dell’iniziativa, le responsabilità del valutatore e del valutato e i benefici che entrambi ne traggono (“principio di utilità”), evidenziare gli errori più comuni. Inoltre, attraverso tutorial video e possibile costruire un pratico manuale d’uso relativo allo strumento operativo disponibile per valutatori e valutati.
A tutto questo si deve aggiungere un piano di comunicazione integrata (es. newsletter, comunicati sulla intranet aziendale e sui monitor eventualmente sparsi nelle aree di aggregazione all’interno del perimetro aziendale) per sottolineare l’importanza dell’iniziativa e creare sin da subito coinvolgimento e senso di appartenenza alla stessa causa.
Formare le controparti
La performance in sè e la sua valutazione richiedono competenze specifiche. Assegnare obiettivi, motivare e dare feedback da un lato (quello del valutatore) e saper gestire i feedback ricevuti dall’altro (quello del valutato) richiedono di norma una formazione dedicata, che può essere implementata in modalità blended con pillole formative online e sessioni di confronto e approfondimento in persona. I tipici argomenti trattati nelle pillole formative possono essere a titolo di esempio:
– Il processo di delega
– La comunicazione efficace
– Saper ascoltare
– Assegnare obiettivi e comunicazione
– Come motivare i collaboratori
– A colloquio con il capo
– Come dare i feedback
Accrescere e consolidare le competenze
A valle dell’attività di valutazione bisogna poter contare su diversi percorsi formativi associati alle soft skills, eventualmente da assegnare qualora emergano esigenze di miglioramento o quando si intende procedere verso una crescita professionale (in pratica si deve creare una correlazione tra esito della valutazione, formazione e sviluppo della persona). All’apprendimento formale bisognerebbe affiancare apprendimenti di tipo sociale (apprendimento attraverso lo scambio di opinioni tra pari su specifici argomenti) e di tipo esperenziale (per esempio attraverso attività di coaching) per poter “allenare” e consolidare le conoscenze con la pratica.
Attraverso oggetti formativi micro-learning o provenienti da providers di content curation è possibile rinforzare a distanza di tempo le skills richieste dal ruolo del valutato, garantendo così un costante livello di attenzione nonchè stimolo all’auto-apprendimento su contenuti mirati e rilevanti.
Conclusioni
Come quando ci prendiamo cura di una piantina annaffiandola nella maniera e nel momento giusto, allo stesso modo il processo di performance management è lo strumento che un’azienda ha per stimolare ogni proprio collaboratore nell’intraprendere un percorso di crescita personale che, allo stesso, si trova coincidente con gli obiettivi dell’organizzazione. Con questo nuovo approccio cambiano in modo importante il modo in cui l’azienda approccia al dipendente, cambia il ruolo del manager che da “capo” con approccio burocratico diventa coach con la “responsabilità” di prendersi cura dello sviluppo professionale delle persone.
I vantaggi di un approccio integrato ad una formazione efficace sono molteplici:
– i dipendenti sono sempre consapevoli delle proprie prestazioni rispetto alle aspettative aziendali
– i manager hanno la possibilità di approfondire i punti di vista, i bisogni e le aspettative dei propri collaboratori
– l’azienda diventa molto “attraente” in quanto viene compreso e apprezzato l’investimento che viene fatto sulla persona
– l’attenzione si sposta dagli errori alle opportunità offerte da questi ultimi
– i valori aziendali vengono rinforzati e mantenuti vivi nella mente di ogni dipendente
Risulta evidente che per l’azienda e per i suoi manager questo metodo di valutazione è più impegnativo in termini di risorse e di tempo. D’altronde, per motivare le persone bisogna prendersene cura, e bisogna farlo continuamente altrimenti col passare del tempo i comportamenti si sedimentano e progressivamente perdono la loro efficacia. Alla fine, avere una forza lavoro competente e motivata e un ambiente lavorativo coeso porta ad avere risultati tali da andare ben oltre l’investimento iniziale.
– La formazione è un processo chiave che si colloca tra il performance management e lo sviluppo della crescita delle persone
– I metodi di valutazione delle prestazioni dei dipendenti non sono tutti uguali. Quelli impostati secondo il solo punto di vista aziendale (o del manager) stanno progressivamente lasciando il posto a metodi orientati anche alle persone, in quanto più in linea con le necessità e le aspettative delle parti coinvolte (la persona, il manager, il team, la funzione, l’azienda).
– Il metodo del performance management, basato sul continuo feedback e rinforzato da una precisa strategia formativa, risulta essere il metodo in cui l’azienda accresce il proprio capitale umano e si scopre più preparata ad affrontare le sfide del mondo moderno nel lungo termine.
– I contributi offerti dalla formazione sono molteplici e permettono di definire un ambiente ideale in cui il confronto tra collaboratore e azienda (attraverso i manager) avviene in modo collaborativo, costruttivo, informato e stimolante.
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